Potrivit art. 34 alin. (1) din Legea nr. 53/203-Codul muncii, fiecare angajator are obligatia de a înfiinta un registru general de evidenta a salariatilor.

Urmare a demersurilor confederatiilor patronale reprezentative la nivel national, prin Ordonanta de Urgenta nr. 65/2005 a fost simplificata procedura completarii registrului, fiind eliminate rubricile privind toate situatiile care intervin pe parcursul desfasurarii relatiilor de munca în legatura cu executarea, modificarea, suspendarea contractului individual de munca, situatii care sunt evidentiate în carnetele de munca ale salariatilor.

Simplificarea procedurii completarii registrului general de evidenta a salariatilor este strict necesara, având în vedere ca se mentin carnetele de munca si ca angajatorii depun lunar declaratii cu privire la toti salariatii si contributiile datorate si achitate reprezentând asigurari sociale (pensii, somaj, sanatate).

În aplicarea Ordonantei de Urgenta nr. 65/2005, MMSSF a initiat un proiect de Hotarâre de Guvern privind întocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, prin care se instituie însa unele proceduri birocratice, constând în schimbarea tuturor registrelor completate de mâna, cu registre în forma electronica si obligarea angajatorilor la depunerea lor, în fiecare luna, la inspectoratul teritorial de munca.

Pentru proiectul initiat de MMSSF, CNIPMMR si-a exprimat dezacordul, sustinând necesitatea simplificarii procedurilor pentru angajatori, în special pentru IMM-uri.

Potrivit dispozitiilor Hotarâri Guvernului nr. 247/2003 privind întocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, în vigoare în prezent, înregistrarile din registru se vor efectua numai în limba româna, citet, cu tus/pix negru si fiecare operatiune efectuata trebuie sa fiei certificata, prin semnatura si stampila, de catre o persoana numita prin act administrativ de catre angajator. Toti angajatorii au cumparat registrele, achitând suma de 20 RON/registru, si au depus eforturi pentru completarea în scris a rubricilor acestora, dublând evidentele din carnetele de munca.

În proiectul de act normativ initiat de MMSSF pentru modificarea Hotarâri Guvernului nr. 247/2003, s-a propus ca registrul sa se completeze numai în forma electronica si sa se transmita lunar inspectoratului teritorial de munca, pe suport electronic, însotit de adresa de înaintare. Proiectul prevede ca registrul se poate transmite si on-line, sub semnatura electronica.

Certificarea electronica în România este extrem de limitata, chiar daca Legea nr. 455 a semnaturii electronice a intrat în vigoare la data de 31.07.2001.
Pentru a putea avea o certificare electronica trebuie platita o taxa de 40 de euro. Conform Hotarârii Guvernului nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, durata valabilitatii unui certificat este de maximum 1 an de la data comunicarii catre client, fiind necesara reînnoirea lui.
Accesul la acest sistem se face intr-un mod securizat cu un cod PIN, cheltuielile de achizitie a dispozitivului fiind între 50 si 150 de euro, in functie de gradul de securizare dorit de utilizator.
La nivelul lunii decembrie 2005, în România exista un numar de 30-35.000 de semnaturi electronice, iar sectoarele care au adoptat-o au fost cel financiar-bancar, energetic si de e-guvernare.
Raportat la numarul total de 502.091 societati comerciale care au depus bilant la data de 31.12.2004, doar un numar de 6,97% au semnaturi electronice, iar la nivelul IMM-urilor, care reprezinta 99% din numarul total de societati comerciale certificarea electronica este extrem de restrânsa.
Având în vedere cheltuielile de certificare electronica si numarul foarte mic al IMM-urilor care detin semnatura electronica, depunerea on-line a registrului nu poate fi valorificata în mod corespunzator, ramânând ca marea majoritate a IMM-urilor sa consume timp si si resurse umane pentru înca un rând la inspectoratul teritorial de munca, în vederea depunerii înca a unei declaratii, cu aceleasi date care sunt depuse lunar înca de 4 ori la autoritatile publice.

Potrivit art. 9 din Legea nr. 130/1999 privind unele masuri de protectie a persoanelor încadrate în munca, carnetele de munca ale salariatilor din domeniul privat se pastreaza si se completeaza de catre directiile generale de munca si protectie sociala, angajatorii fiind obligati sa depuna la directiile generale de munca si protectie sociala:

• actele privind încheierea, executarea, modificarea si încetarea contractelor individuale de munca, în termen de 5 zile de la perfectarea acestora;
• trimestrial, dovezile de plata a salariilor, însotite de actele ce atesta plata lunara a contributiei pentru asigurarile sociale de stat, a contributiei la constituirea Fondului pentru pensia suplimentara, precum si a contributiei la constituirea Fondului pentru plata ajutorului de somaj.
  Pentru pastrarea si completarea carnetelor de munca, directiile generale de munca si protectie sociala percep un comision de 0,75% din fondul lunar de salarii, conform art. 12 alin. (1) din Legea nr. 130/1999.

Conform art. 6 alin. (1)din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, angajatorii, persoanele juridice sau fizice sunt obligate sa depuna în fiecare luna, la termenul stabilit de CNPAS, declaratia privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata catre bugetul asigurarilor sociale de stat.

Potrivit art. 8 alin. (2) din Ordonanta de Urgenta nr. 150/2002, privind organizarea si functionarea sistemului de asigurari de sanatate, persoanele juridice sau fizice la care îsi desfasoara activitatea asiguratii sunt obligate sa depuna lunar la casele de asigurari declaratii privind obligatiile ce le revin fata de fond.

Potrivit art. 21 din Legea nr. 76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca, angajatorii sunt obligati sa depuna, în termen de 20 de zile calendaristice de la expirarea lunii, la agentia pentru ocuparea fortei de munca în a carei raza îsi au sediul sau domiciliul, declaratia lunara privind obligatiile de plata catre bugetul asigurarilor pentru somaj si dovada efectuarii acestei plati.

Sub sanctiunea amenzii contraventionale si penale, conform art. 16 alin. (1) teza întâi, coroborat cu art. 276 lit. e) din Codul muncii, astfel cum a fost modificat prin Ordonanta de Urgenta nr. 65/2005, angajatorul persoana juridica, persoana fizica autorizata sa desfasoare o activitate independenta, precum si asociatia familiala au obligatia de a încheia, în forma scrisa, contractul individual de munca anterior începerii raporturilor de munca.

Constituie o dubla înregistrare si o bariera administrativa obligarea angajatorilor de a depune lunar registrul general de evidenta a salariatilor, în contextul în care se mentin canetele de munca, se depun înca 3 declaratii continând aceleasi date (date identificare salariati, salariile acestora, contributiile calculate si virate) si având în vedere ca toate înscrisurile (contractele individuale de munca, actele aditionale si deciziile angajatorului) se depun la directiile generale de munca si protectie sociala, care percep un comision de 0,75% din fondul lunar de salarii pentru completarea si pastrarea carnetelor de munca.

Potrivit pct. 7 din Anexa Directivei CONSILIULUI 97/81/CE din 15 decembrie 1997, se "ia în considerare necesitatea de îmbunatatire a cerintelor politicii sociale, de sporire a competitivitatii economiei comunitare si de evitare a impunerii de constrângeri administrative, financiare si juridice într-un mod care ar frâna crearea si dezvoltarea întreprinderilor mici si mijlocii".
Datele privind identificarea salariatilor si situatia raporturilor lor de munca depuse la o autoritate publica nu trebuie solicitate înca o data angajatorilor de catre alte autoritati publice, ci acestea trebuie sa comunice între ele pentru asigurarea necesarului lor de informatii, pentru evitarea impunerii de bariere administrative si pentru îmbunatatirea mediului de afaceri si a relatiei întreprinzatorilor cu autoritatile publice.

CNIPMMR propune suspendarea completarii Registrului general de evidenta a salariatilor pentru IMM-uri pe perioada mentinerii carnetelor de munca ale salariatilor.

Pentru facilitarea accesului IMM-urilor din România la certificarea electronica si la depunerea declaratiilor financiar-contabile si de personal on-line, este necesara derularea în regim prioritar de programe pentru sprijinirea întreprinderilor mici si mijlocii în asigurarea dotarilor informatice necesare si diminuarea parafiscalitatii aferente.
În acest sens, CNIPMMR propune ca
în anul 2006 sa se deruleze de catre ANIMMC doua programe specifice, de informatizare a IMM-urilor si de implementare a certificarii semnaturii electronice, cu o componenta financiara, prin acordarea de alocatii nerambursabile, si o componenta de formare profesionala a personalului lor în domeniul informatic.

EFECTE:

• simplificarea procedurilor si a obligatiilor declarative, care vor contribui la flexibilizarea pietei muncii, la cresterea competitivitatii si profitabilitatii societatilor comerciale, având un impact pozitiv semnificativ asupra mediului de afaceri, în special asupra IMM;
• reducerea coruptiei si a birocratiei;
• stimularea IMM-urilor pentru asigurarea informatizarii lor si generalizarea transmiterii declaratiilor si obtinerii de certificate fiscale on-line, cu implementarea dispozitiilor privind semnatura electronica.